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Software und Verfahren

Mit unseren Produkten sorgen wir dafür, dass alle Geschäftsbereiche des LWL ihre Arbeit erledigen können. Dafür entwickeln wir eigene Lösungen und kaufen Software ein, die wir für die Fachbereiche in der Verwaltung und Politik sowie in den Bereichen Psychiatrie, Maßregelvollzug, Jugend und Schule, Kultur und Soziales anpassen.

Eine Außenaufnahme des Gebäudes der LWL.IT

Leichte Antragsbearbeitung

Viele Menschen bekommen finanzielle Unterstützung vom LWL. Dazu gehören zum Beispiel die überörtliche Sozialhilfe nach SGB XII für Menschen mit Behinderungen, die Kriegsopferfürsorge nach dem BVG sowie Leistungen für Arbeitgeber, Kindergärten und andere Einrichtungen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LWL nehmen auf der Grundlage unterschiedlicher Rechtsnormen die Anträge an, bearbeiten diese, berechnen die Leistungen und erstellen schließlich die Schriftstücke.

Um diese sozialen Transferleistungen individuell berechnen und auszahlen zu können, bietet die LWL.IT das Verfahren ANLEI – der Name steht für die Begriffe „Antragsaufnahme“ und „Leistungsgewährung“ - an.

Rund 1000 Beschäftigte in vier Abteilungen der LWL-Hauptverwaltung nutzen die Anwendung, die der Kern einer hochkomplexen Systemlandschaft mit vielen Software-Produkten ist. Außerdem wenden mehrere 1000 externe Nutzerinnen und Nutzer das Programm an, dass die weitgehend digitale Bearbeitung von Akten ermöglicht. Für die neuen Hilfeplanverfahren nach dem Bundesteilhabegesetz führt die LWL.IT schrittweise neue NRW-einheitliche Instrumente und Software-Anwendungen wie PerSEH (Personenzentrierte Steuerung der Eingliederungshilfe) ein.

Denkmäler im Netz

In Westfalen-Lippe gibt es Zehntausende Bau- und Bodendenkmäler sowie archäologische Funde. Mit dem Denkmalinformationssystem DELOS, das die LWL.IT entwickelt hat, können diese den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern des LWL, aber auch Fachleuten von externen Partnern wie Kommunen oder Ministerien zugänglich gemacht werden. Die Daten können zudem bearbeitet und miteinander verknüpft werden. Das browsergestützte (Geo-)Informationssystem ist im Internet für registrierte Nutzerinnen und Nutzer aus den Bereichen Denkmalpflege, Bodendenkmalpflege/Archäologie, Wegeforschung und Paläontologie erreichbar.

Akten für die Ewigkeit

Politische Vorlagen und Sitzungsunterlagen aus dem Ratsinformationssystem, elektronische Akten aus allen Bereichen der Verwaltung, Geburten-, Heirats-, Partnerschafts- und Sterberegister aus den Standesämtern oder die Gewerbean- und -abmeldungen aus den Ordnungsämtern: Kommunen müssen viele Daten für die Ewigkeit archivieren. Mit DiPS.kommunal betreiben das LWL-Archivamt für Westfalen und die LWL.IT entsprechend den Anforderungen des Archivgesetzes NRW ein elektronisches Langzeitarchiv, das neben dem LWL auch Gemeinden, Städte und Kreise nutzen können.

Das papierlose Büro

Der LWL arbeitet in seinen Fachbereichen mit Hunderttausenden von Akten. Seit dem Jahr 2009 hat der Verband mit dem Projekt DMS das Dokumentenmanagementsystem Doxis4 der Firma SER eingeführt. Es ermöglicht medienbruchfreien Verwaltungsprozesse, das heißt, viele Vorgänge können komplett ohne Papier und rein elektronisch verwaltet werden. Mit der Elektronischen Akte können die Geschäftsprozesse und das Wissensmanagement optimiert, Dokumente als eAkten geführt und bearbeitet sowie revisionssicher abgelegt und archiviert werden.
Das Projekt wurde schrittweise im gesamten LWL ausgerollt. Im Sozialhilfebereich werden zum Beispiel 305.000 Einzelfall-eAkten mit Schnittstelle zum Verfahren „ANLEI“ sowie 40.500 eAkten zu Sozialhilfeeinrichtungen mit einer Schnittstelle zum Verfahren „Zentrale Einrichtungs-Datei (ZED)“ geführt. Außerdem nutzen unter anderem das LWL-Rechnungsprüfungsamt das System für die Prüfungsakten, die LWL-Finanzabteilung für die Ablage von Buchungsbelegen mit einer Schnittstelle zu SAP-Verfahren oder der LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen für das Wissensmanagement, zur Verwaltung von Verträgen und Rechnungen und für die elektronische Patientendokumentation mit einer Schnittstelle zum Krankenhausinformationssystem.

Liegenschaft und Gebäude verwalten

IMSWARE ist eine Facility-Management-Software für Liegenschaften und Gebäude. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zum Beispiel sämtliche Grundrisspläne einsehen, Objekte und Lager verwalten, Störungen bearbeiten oder für die Instandhaltung Wartungsintervalle einhalten und Aufträge auslösen. Es können also nicht nur Gebäude, sondern auch Arbeitsprozesse verwaltet werden. In den Kliniken des LWL wurden zudem Schnittstellen zum SAP-System eingerichtet.

Schulserver für die digitale Schule

Fast 8.900 Nutzerinnen und Nutzer arbeiten beim LWL mit dem Schulserver iServ. Die extern entwickelte Plattform unterstützt die Schülerschaft und das Kollegium, die Schulleitungen sowie die therapeutischen und pflegerischen Kräfte bei ihrer Kommunikation, aber auch als Fileserver, bei der Softwareverteilung, der Klausurplanung, Gerätesteuerung, Benutzerverwaltung und Raumplanung.
Alle Förderschulen und Schulen für Kranke in den LWL-Kliniken und -Wohnverbünden sowie das Berufskolleg in Soest und das Berufsbildungswerk Soest nutzen Teile der rund 400 Softwareprodukte, die iServ bietet.

Redaktionssystem für das inklusive Internet

Die Einrichtungen des LWL sind mit rund 170 Webpräsenzen mit ca. 28.000 Webseiten im Internet erreichbar. Im Intranet sind etwa 3.000 Seiten zu finden. Gepflegt werden die Inhalte diese Auftritte von 500 Redakteurinnen und Redakteuren, die seit dem Jahr 2017 das Redaktionssystem LWL django CMS nutzen.
Die LWL.IT betreibt das Content Management System auf ihren Servern und pflegt die Software, die aus einem Redaktionssystem (Backend, Bearbeitung der Inhalte), der Datenhaltung und der Frontend-Komponente (Ausgabe der fertigen Webseiten) besteht. Grundlage ist die freie Software django CMS, die die LWL.IT-Beschäftigten auf die Bedürfnisse des LWL anpassen. Dabei wird besonderer Wert auf die Barrierefreiheit gelegt.

Das Krankenhausinformationssystem

Die psychiatrischen und die forensischen Kliniken des LWL behandeln rund 57.000 Patientinnen und Patienten pro Jahr.

Jeder Schritt muss dabei schriftlich festgehalten werden, zum Beispiel die Aufnahme, die Erfassung der Diagnosen, die Verordnung und Gabe der Medikation sowie die tägliche Verlaufsdokumentation. Dazu kommt die Anbindung der Medizintechnik wie EEG- und EKG-Geräte und Labore und die digitale Kommunikation für gesetzliche Statistiken, den Versichertenstammdatenabgleich und die Abrechnung.
Das Krankenhausinformationssystem unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Bereichen der Versorgung und Behandlung der Patientinnen und Patienten.

Finanzen und Personal


Der LWL nutzt verschiedene SAP-Verfahren, um seine Geschäftsprozesse elektronisch abwickeln zu können, zum Beispiel in den Bereichen Finanzwesen, Gebäude-/Liegenschafts-Management, Materialwirtschaft, Beschaffung, Logistik und Personalwirtschaft. Verantwortlich für Service, Betrieb und Entwicklung ist die LWL.IT.
Einige Beispiele dafür: Eines der Hauptverfahren mit 800 Userinnen und Usern ist das SAP-NKF-/BI-Verfahren, das flächendeckend das Kaufmännische Rechnungswesen nach NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) abdeckt. In 14 LWL-Kliniken wird SAP derzeit von rund 600 Userinnen und Usern genutzt. Das SAP-PROMOS.GT-Verfahren unterstützt die Grundstücks-/Gebäudewirtschaft und wird im LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb eingesetzt. Und mit dem SAP-HCM-Verfahren wird die Gehaltsabrechnung im Gesamt-LWL durchgeführt.

Software für die LWL-Pflegezentren und Wohnverbünde

Eine Aufgabe des LWL-PsychiatrieVerbunds Westfalen ist die Pflege von Menschen mit geistigen Behinderungen oder psychischen Erkrankungen. In den LWL-Pflegezentren und -Wohnverbünden werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch das Programm Vivendi unterstützt. Es hilft bei der Planung und Dokumentation sowie bei der Verwaltung, Leistungsabrechnung und Auswertung und ist auch mobil nutzbar.

Praxissoftware in der Ambulanz

In den Ambulanzen der LWL-Kliniken werden pro Jahr ca. 73.000 Menschen behandelt.

Der LWL unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Programm x.vianova der Firma Medatixx bei den täglichen Arbeitsprozessen und Verwaltungsaufgaben rund um die Behandlung der Patientinnen und Patienten. Die Praxissoftware bietet dafür alle Funktionen von den Möglichkeiten zur Dokumentation über den Import der Laborbefunde bis zur digitalen Abrechnung mit den Kostenträgern.